Aperçu rapide des possibilités d’Acrobat
Acrobat regorge de fonctionnalités et aujourd’hui encore, beaucoup d’utilisateurs n’en connaissent pas l’existence. Nombre d’entre eux confondent encore le Reader et la version Pro du logiciel…
Depuis sa version 4, Acrobat propose des possibilités de cryptage, de suivi et de révision, d’organisation, de signature électronique, de formulaires, bref la liste est longue et continu de s’allonger.
Alors, bien que certaines de ces fonctionnalités fassent l’objet d’un tutoriel spécifique, nous allons au cours de cette étape en explorer les principales.
L’interface et son ergonomie
Pour chaque évolution d’une version à l’autre, Acrobat avait pris pour habitude de complétement remanier l’emplacement des éléments de menus, les groupements, les palettes… à tel point qu’on ne savait plus où pouvait se trouver telle ou telle fonctionnalité.
Depuis ces dernières versions, Acrobat propose une ergonomie et une interface utilisateur robuste, souple, intuitive, bref, très fonctionnelle et bien adaptée aux besoins qu’on attend de l’outil. Tout ou presque, peut se passer depuis les palettes rétractables ou depuis les nombreuses barres d’outils.
A ce sujet, pas de panique. Si on peut être un peu désemparé devant tant de possibilités et de palettes, il est très facile de s’y retrouver.
Quelques règles sont à mémoriser et à adopter :
Les barres d’outils
L’ensemble des barres d’outils s’égraine dans divers menus, ou dans le menu Affichage > Barre d’outils. Il existe un raccourci assez souple pour gérer et modifier les barres d’outils.
Un clic droit dans un espace vide de la barre, laisse apparaître un menu déroulant, proposant l’ensemble des barres d’outils et un clic droit dans une des barres d’outils, propose l’ensemble des outils disponibles dans la barre.
Chaque barre-outil peut être positionnée, soit horizontalement dans la partie haute, soit verticalement sur la gauche. Elles peuvent également flotter .
Les palettes verticales et les palettes basses
Sur le côté droit de l’interface, il existe un porte-palettes. Il suffit d’y glisser-déposer n’importe quelle palette, pour que celle-ci s’emboîte dans ce mécanisme. Une fois fermé, seules les icônes représentant les palettes présentes, sont visibles. Chaque palette possède en haut à droite son propre menu contextuel adapté à ses fonctionnalités.
Si les palettes ne sont pas visibles, l’ensemble des palettes est regroupé sous le menu Affichage > Panneau de navigation. Certains de ces panneaux sont décris plus précisément dans le reste de ce tutoriel. D’autres, moins fréquemment utilisés, seront simplement spécifiés et d’autres encore, feront l’objet d’un tutoriel à part entière.
La liste des panneaux est : Arborescence du modèles, Articles, Balises, Calques, Commentaires, Contenu, Destination, Ordre, Pages, Pièces Jointes, Signatures, Signets.
Il existe deux modèles de palettes, les ‘étroites’ qui se trouvent sur la partie haute du mécanisme, et les ‘larges’ qui occupent le bas du mécanisme. Les deux palettes qui se trouvent en bas, sont les pièces jointes et le circuit de révisions. Le circuit de révisions fait partie d’un tutoriel à part entière.
La navigation générale
Que l’on soit dans le Reader ou dans un des paquetage Acrobat, il existe plusieurs manières de naviguer au sein du document. Ceci induit divers sens de lecture et il est très utile de bien se les approprier, afin d’optimiser son expérience utilisateur au travers des documents de type PDF.
Le mode page
L’utilisation du mode page est très pratique pour naviguer au sein d’un document qui se veut visuel (un magasine, un rapport illustré, une revue, la maquette d’un site ou la réalisation d’un projet …). Le cadre rouge reflète la partie de la page qui est affichée dans la fenêtre. Ce cadre est interactif et réagit si vous zoomer dans la page. De même, si vous agissez sur le cadre rouge lui-même, l’affichage de la page réagira en conséquence. Bien que déroutant au départ, on s’y fait vite. Le cadre se manipule dans l’espace par son coin supérieur gauche et se redimensionné par son coin inférieur droit.
La taille des vignettes peut être réajustée par le menu contextuel de la palette. Il est également possible d’incorporer ou de désincorporer les vignettes, ce qui permet de réduire considérablement le poids d’un document, surtout si celui-ci compte un grand nombre de pages. Elles seront reconstruites à la volée dès la réouverture du document (chaque vignette pèse 3 Ko).
Les signets
S’il est très facile d’user du mode page pour naviguer dans un document illustré ou visuel, il est préférable d’utiliser les signets pour naviguer dans un document textuel arboré. Certains logiciels de bureautique (Microsoft Word) notamment, permettent de générer automatiquement des signets, lors de la fabrication d’un document PDF. Les signets sont alors paramétrés, en fonction des styles et formats utilisés dans le document.
Il est également possible de reconfigurer ou d’ajouter des signets une fois dans Acrobat. Par défaut, les actions affectées aux signets sont des actions de navigation et d’affichage. Mais il est possible d’affecter tout type d’action à un signet, comme : afficher / masquer un champ, envoyer un email, lire un son, exécuter un javascript, etc… (voir pour cela la partie suivante du tutoriel Ressources et Étude de cas).
Pour gérer l’arborescence des signets, de simples glissé-déposés suffisent, afin de ré-agencer la hiérarchie. En mettant l’objet déplacé sous le texte d’un autre, celui-ci deviendra enfant du premier, et en plaçant ce même objet sous l’icône, on définira l’ordre. Pour gérer d’autres propriétés comme la typo ou la couleur du signet, clic droit > Propriétés.
Les liens
Souvent confondu avec l’outil bouton, l’outil lien comme son nom l’indique, permet de créer des liens. En fait, cet outil est juste un peu moins ergonomique que l’outil bouton, mais il permet de directement définir une zone réactive, qui permettra de capter le clic utilisateur et affecter une action.
Lorsque vous capturez une page depuis le web en utilisant Adobe Acrobat, ou bien lorsque que vous convertissez un document word en document PDF, l’ensemble des liens textuels de type http://www.unlien.fr sont adjoints d’un lien actif. La notion d’hyperlien n’existe pas pour Acrobat. Par contre, il est important de savoir que l’ensemble des actions possibles dans Acrobat sont applicables aux liens.
Les articles
L’outil article est d’une précieuse utilité : il permet de rendre des documents destinés à l’impression, lisibles à l’écran. En effet, lire un trois colonnes à l’écran, n’a rien d’ergonomique, et pourtant, en utilisant l’outil article, il est très simple de définir les colonnes et l’ordre de lecture.
Ensuite, une fois dans le lecteur Acrobat, il suffit de lire et cliquer… l’article se déroule sous nos yeux, comme s’il avait été écrit dans une seule et unique colonne, de la largeur de notre écran. Une fois l’article parcouru, Acrobat repositionne la page dans son affichage de départ.
Les articles peuvent être liés à des actions de signets, de boutons, de liens. Enfin, il peut y avoir autant de colonnes par article que nécessaire, et autant d’articles par page que vous le souhaitez.
Les calques
Cette fonctionnalité est un ajout nécessaire depuis qu’Acrobat s’est ouvert aux métiers de la CAO et DAO. L’ensemble des logiciels de ce secteur d’activité, travaillent principalement sur l’utilisation de calques qu’Acrobat peut gérer, en les affichant, les masquant…
Les destinations
Les destinations sont des labels et apportent la possibilité de pouvoir identifier un emplacement et un affichage spécifique. Entendre par affichage, un coefficient de zoom et un cadrage particulier de la page. Cette identification pourrait être comparée au travail que réalise les liens, lorsqu’il sont affectés d’une action ‘atteindre la vue’.
La différence vient du fait que la destination peut être invoquée par l’utilisation de scripts Javascript, par des moteurs de recherche, ou tout autre indexation de la sorte. Vous trouverez des articles assez intéressants sur l’utilisation des Destinations dans Acrobat :
Les biffures
Il est possible de biffer le texte d’un ou plusieurs documents PDF. Les outils de biffures présents dans Acrobat, sont suffisants et offrent une bonne souplesse d’utilisation. Par contre, se pose la question : mais pourquoi biffer un texte ? …. ou pour quelle raison un document PDF peut-il être porteur de biffures ?
Il n’y a pas de vrai réponse à cela, tout dépend des sources originales qui servent à fabriquer le document PDF, ou de la finalité même de ce document, voire de son utilité au sein du groupe. Quoiqu’il en soit, il peut être intéressant de se rapprocher de cet excellent billet portant sur la biffure HTML.
Les boutons
À l’instar des liens les bouons permettent d’ajouter un grand nombre d’actions à Acrobat, par contre il est également possible d’ajouter une image à la zone recouverte par le bouton.
Effets de survol
La zone de bouton propose quatre états; actif, survollé, cliqué et visité. Il nous est donc possible de simuler à souhait l’ensemble des réactions d’un bouton usuellement rencontré dans nos applications ou pages web.
L’aspect multimédia (audio, swf, vidéo…)
Dans les versions antérieurs à Acrobat 6, il était possible de lier des documents multimédia, audio et vidéo principalement, mais il fallait toujours penser à joindre ces fichiers avec le fichier PDF. Depuis, Acrobat offre la possibilité d’intégrer ces médias au sein même du fichier PDF. De plus, des formats comme le SWF ou la 3D, sont venus renforcer la panoplie des médias gérables par le lecteur Acrobat.
Il faut penser en terme de média d’illustrations et de contenus, mais également en terme de média d’ornement. Par exemple, des clics souris, ou des bandeaux animés, qui peuvent venir grandement améliorer l’expérience utilisateur, lors de la consultation de documents PDF.
Les champs de formulaire
Ce chapitre représente un article à part entière, nous le traiterons donc de manière séparé et indépendante.
Les circuits et la révision de document
Les tampons de validation
Les signatures électroniques et les modes de protection
Les documents PDF peuvent être protégés par mot de passe ou certificats. Ils peuvent également être cryptés. Acrobat fourni une clé numérique, Verisign, qui répond aux divers critères des normes en vigueur. L’ensemble de ces manipulations font l’objet d’un tutoriel dédié à la signature numérique sous PDF.
