Quelques soit les axes et l'orientation donnés à l'activité de veille que l'on met en place, économique, de marché, concurentielle, .... les phases de travail sont identiques et permettent d'architecturer au mieux le résultat. Les différentes phases de la veille technologique sont composées de 9 étapes principales qu'il est préférable de normaliser au sein de l'équipe qui s'affaire à ce travail long et méticuleux.
- Définir l'axe de la veille, la portée de l'action et les objectifs à atteindre
- Identifier les sources et récupérer l'information (partie assimilée à de la documentation)
- Valider la notoriété et la validité de cette information, l'actualité
- Mettre en place un dispositif de surveillance
- Analyser le contenu de cette information
- Synthétiser l'information pour n'en préserver que l'essentiel
- Structurer l'information afin de pouvoir facilement l'arborer, l'architecturer
- Formater l'information afin d'en faciliter l'accès et la lisibilité
- Distribuer l'information pour la partager ou la mutualiser avec le reste de l'équipe
Intégrer une veille au sein de son équipe c'est avant tout normaliser et standardiser les procédés et la communication. La mutualisation de cette opération n'est qu'un gage de traitement de volume et d'économie de temps ainsi que de ressources. Toutefois, vous pouvez très bien entreprendre ce travail tout seul, mais pensez néanmoins à quand même préserver cette méthodologie afin de vous garantir un réel retour sur votre investissement en temps et en moyens. Lors du chapitre Les ressources sur la veille technologique nous approcherons plus en détail les outils et les ressources dont vous pouvez vous prévaloir afin d'optimiser votre résultat.
Définir l'axe de veille, la portée de l'action et les objectifs à atteindre
Veiller tout et n'importe quoi peut rapidement s'avérer être une tâche inutile, fastidieuse et surtout n'amenant aucun résultat probant. Il faut donc avant tout définir l'axe de veille que l'on met en place, par exemple, l'étude et l'analyse du marché sur un type de produit disons les livre et catalogues interactifs, mais aussi délimiter la portée d'action, c'est à dire que doit couvrir l'analyse, par exemple les technologies proposées, les prestations de services qui peuvent y être associés, les prix généralement rencontrés, les solutions et prestataires présent sur ce marché, les attentes et les profils des consomateurs de ces types de produits, etc... bref tout cela cadrera et definiera de manière plus précise les objectifs à atteindre au travers de cette veille.
Identifier les sources et récupérer l'information (partie assimilée à de la documentation)
La récupération de l'information ne s'arrete pas à un simple cumul sans dessus dessous de divers types de documents numérique, papier, sonore, audio... en tout genre que 'lon entasse dans des dossiers et disque dur. Il faut cataloguer, répertorier, classer, archiver tout cela. Tel un bibliothèquaire, il va vous falloir annoter et catégorier l'ensemble de l'information que vous glâner.
Utiliser les divers outils de classification que vous pouvez avoir à disposition. Mais le plus important réside dans le choix des méta données que vous allez utiliser et appliquer à chacune de vos sources d'informations. Privilégiez la version PDF d'un document à sa version imprimé. Il sera ensuite d'autant plus facile de pouvoir utiliser des moteurs de recherche. Pensez à informer l'ensemble de vos documents numériques en relation avec vos méta données.
Créer un fichier Excel ou plus souple une base de données pour cataloguer l'ensemble des documents non numériques et composé de texte, (Plaquettes, Fiches imprimées, DVD, Images, ...). Un Wiki peut également être mis en place afin que chaque collaborateur enrichisse de son domaine chacune des entrées.
Valider la notoriété et la validité de cette information, l'actualité
Avant de poursuivre dans un travail très fastidieux, il faut quand même s'assurer de la véracité et l'actualité de l'information sur laquelle on va travailler. Il ne servirait en rien de s'archi documenter sur une technologie obsolète, discontinué par son éditeur, ou encore remplacée par une solution alternative totalement différente. Il est bon de garder cette information dans un objectif d'exhaustivité, mais il n'est pas nécessaire de poursuivre plus en avant la recherche.
Il faut également se méfier, notament sur certain sujet sensible de l'intox que peut distribuer un prestataire concurent afin d'ouvrir des pistes de garage à ceux qui s'aventureraient sur le même marché. Egalement prendre en considération l'origine des sources qui alimente votre information. Quelle est la notoriété de cette source, peut on construire une stratégie et le choix d'une technologie sur les informations distibuées. Un excellent exemple est le site de Wikipedia, qui devient parfois une référence indiscutable pour certains alors qu'aucune source n'est systématique vérifiée et croisée, lire à ce sujet cet article de Zdnet, ou celui du monde informatique. La polémique a été lancé quelques temps au paravant par la sortie de l'excellentissime site des Scientists of America.
Mettre en place un dispositif de surveillance
Une fois les sources validées et vérifiées, il faut mettre en place un dispositif de suivis de surveillance afin de pouvoir évaluer les évolutions ou les changements de cap d'un domaine. Sur la partie numérique (web, forums, ... ) il peut être utilisé des outils de type Copernik, Metacrawler ou tout autre Meta Moteur, sur les parties relationnelles, il afut continuer à participer à des séminaires, des salons, des manifestations en tout genre ou mutualiser ces services par des réseaux humains qui peuvent remonter ce type d'information. Nous parlons alors de partenariat ou d'échanges de services. L'idée majeure reste avant tout de pouvoir continuellement observer un secteur d'activité, une technologie mouvante ou des choix stratégiques de certains marchés. On peut dire qu'il s'agit là d'une veille au sein même de la veille.
Analyser le contenu de cette information
On se retrouve parfois à hésiter devant le prix d'un livre. Il faut savoir que le prix du livre en soit ne représente rien, Ce qui peut couter de l'argent, c'est de lire ce livre. Prenons un exemple, un livre de 400 pages sur une technologie donnée, coute disons 50 ou 60 €uros. A première vue, on estime le budget nécessaire donc à cette cinquantaine d'euros. En fait, si on y regarde à deux fois, pour lire ce contenu et surtout le mettre en application, il faut compter une disponibilté de 40 à 50 pages par jour. Donc une bonne dizaine de jours. Les semaines étant composée en général de 5 journées de travail, cela donne 2 semaines de temps travail. En fonction du coût journalier de chacun, que représentent les 50 euros d'investissement du départ, face au coût de dix journées de travail ?
Et pourtant sans cette analyse, le travail de veille n'est rien. Il ne reste qu'un vague cumul d'information. Il faut donc travailler cette information, la faire bouger, la comprendre... bref passer du temps, afin qu'il en ressorte quelques choses de constructifs, pour nous, le groupe auquel nous sommes rattaché, et l'entreprise à laquelle nous appartenons. Afin d'optimiser le travail d'analyse, il faut le découper en plusieurs parties distinctes telles que :
- Analyser le contenu et en faire une synthèse
- Structurer l'information et les les notes qui en découle pour facilement les lier, les interconnecter...
- Formater cette information afin d'en faciliter l'accès et la lisibilité
- Distribuer et mettre à disposition le résultat de ce travail
Synthétiser l'information pour n'en préserver que l'essentiel
Le principal intérêt de cette étape et de refondre le contenu, parfois très important, dans un volume d'informations plus petit, plus accessible et surtout reformulé. Ceci facilitera grandement la transmition de l'information au reste de l'équipe ou du groupe. La reformulation reste un enjeux important, car tout réside sur l'essence du contenu qu'il ne faut pas dissoudre ou édulcorer. Savoir reformuler, traduire, transcrire reste souvent un travail d'experts ou d'habitués.
De la même manière que dans un rapport ou un dossier, on refère à des documents annexes pour ne pas allourdir la lecture d'une explication, il peut en être de même avec la synthèse qui renvoie vers des documents en lignes, des sites internet, des articles ou billets d'un blog. Attention au coté éphèmère de certains sites. Choisissez bien vos références ou alors transformez certains contenu volatiles en documents PDF.
Structurer l'information afin de pouvoir facilement l'arborer, l'architecturer
On compare et/ou confond souvent Structurer l'information et Formater l'information. Nous pourrions débattre plsuieurs heures sur le sujet sans tomber d'accord. le plus simple et de se dire qu'il s'agit là d'une vue de l'esprit et de définir clairement ce que l'on entend par l'un et par l'autre afin d'ôter toute ambiguité.
Structurer :
Définir une certaine logique et organisation pour contenir les données afin de les organiser et de permettre ainsi la simplification de leur traitement. Voir à ce sujet la définition plus détaillée qu'en fait wikipédia. On peut également y voir l'utilisation de méta données ou de microformat.
En clair, cela se traduit par quoi ?
Le principe est d'opter pour une structure et/ou un langage de structure qui soit facilement portable et échangeable avec divers systèmes d'informations ou bases de données. Optimiser le stockage et le tri de l'information sera une clé importante une fois la masse d'information devenue volumineuse. Il existe divers système qui permettent de rapidement structurer l'information, avec des langages comme le HTML, le XML, le CSV, le SQL... ou des systèmes d'informations comme les SGBD.
Formater l'information afin d'en faciliter l'accès
Formater :
Le formatage de l'information sera en quelques sorte la manière dont l'information est présentée afin d'en augmenter la lisibilité. La structure permet de rendre l'information lisible par les agents et systèmes d'informations, le formatage permet de rendre cette même information lisible par un oeil humain. On pourrait un peu le comparer au format d'une émission télé.
En clair, cela se traduit par quoi ?
Très proche dans le concept de la structuration, le formatage de l'information, lui place des repères visuels sur l'affichage de l'information afin de pouvoir rapidement parcourir l'information. Disons que vous avez une fiche d'information sur du matériel et une fiche sur un concept de développement. Vous devez dans les deux cas pouvoir rapidement localiser les liens externes, ou officiels, ou les acteurs principaux de ces deux fiches, ou encore la description.... sans avoir à chaque fois parcourir l'ensemble de la fiche.
Distribuer l'information pour la partager ou la mutualiser avec le reste de l'équipe
